Für eine bundesweit engagierte Stiftung suchen wir zur Vermittlung in eine Festanstellung eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit als Office Manager (w/m/d).
Die bundesweit tätige Organisation engagiert sich operativ für Erinnerungskultur, Toleranz und Menschlichkeit sowie für Freiheit und Demokratie. Mit Projekten, Veranstaltungen und einer jährlich verliehenen Auszeichnung setzt sie ein sichtbares Zeichen gegen Antisemitismus und Demokratiefeindlichkeit.
In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Organisation und unterstützen Vorstand sowie Geschäftsführung in sämtlichen administrativen und kaufmännischen Belangen.
Werden Sie Teil des Teams und senden Sie uns ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder einfach über den "DIREKT BEWERBEN"-Link im Kontaktfeld.
Jahresgehalt
42.000 € - 48.000 €
Arbeitszeit pro Woche
40 Stunden
Was Sie erwarten können
- Unbefristete Festanstellung in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen in Vollzeit
- Attraktive Vergütung um 46.000 € / Jahr
- Wertschätzende Zusammenarbeit in einem engagierten, professionellen Team
- Sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit gesellschaftlicher Relevanz
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
- Attraktive Büroräume in repräsentativer Lage in Berlin-Mitte
- Flexible Arbeitszeiten
Ihre Aufgaben
Büroorganisation & Verwaltung
- Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs
- Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Datenbanken
- Koordination externer Dienstleister und IT-Schnittstellen
Assistenz von Vorstand & Geschäftsführung
- Termin- und Gremienkoordination
- Vorbereitung von Präsentationen und Sitzungsunterlagen
- Bearbeitung von Anfragen und Protokollführung
Finanz- und Rechnungswesen
- Einholen von Angeboten und Budgetkontrolle
- Vorbereitende Buchhaltung und Belegmanagement
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sowie Unterstützung bei der Rechnungserstellung
Öffentlichkeitsarbeit & Veranstaltungen
- Unterstützung bei Websitepflege und Presseversand
- Organisation von Bildmaterial und Medienterminen
- Mitwirkung bei Veranstaltungskoordination und Gästemanagement
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Fachwirtin
oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (m/w/d) - Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
- Sicherer Umgang mit komplexen administrativen und organisatorischen Strukturen
- Fundierte Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen inklusive vorbereitender Buchhaltung
- Erfahrung in Rechnungserstellung und Budgetüberwachung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveräner Umgang mit MS Office Anwendungen
- Strukturierte, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Identifikation mit gesellschaftspolitischen Themen
Bei entsprechender Entwicklung und wachsender Organisationsstruktur besteht die Möglichkeit, zusätzliche Verantwortungsbereiche im Projektmanagement, in der Veranstaltungssteuerung oder im strategischen Partnermanagement zu übernehmen.